«Nous sommes capables de défier les lois de la pesanteur, mais nous nous trouvons submergés par la paperasse.» Qui l’a dit ? Certainement pas la Régie du Rhône, mais Wernher von Braun, père médiatique de la fusée Saturne V qui mit l’homme sur la lune. Il est vrai, qu’à son époque, la puissance des ordinateurs géants ne dépassait guère celle d’un portable d’aujourd’hui.

Nicolas Dupont

« La Régie du Rhône n’entend pas vaincre la pesanteur terrestre, mais la paperassière », nuance Nicolas Dupont, Directeur financier. Pendant deux ans, il a dirigé un groupe de travail qui a conduit à cette petite révolution. « Désormais, poursuit-il, l’informatique sait prendre en charge le répétitif et l’encombrant. De plus, le déménagement dans nos locaux ultramodernes et « intelligents » fournissait la meilleure des incitations à tout changer. C’est fait. L’ensemble des archives a été mémorisé sur disques durs : les baux de quelque 20'000 locataires, la myriade d’avenants, la masse du courrier à conserver. Tous les écrits entrants sont systématiquement scannés avant même d’être lus et distribués, tous les sortants sont enregistrés sur des mémoires centrales. Et tous demeurent accessibles depuis l’ensemble du réseau interne. Certes, quelques filtres de confidentialité protègent certaines informations, mais la systématique du partage en ligne alimente chaque collaborateur en information pertinente, totale et actualisée. La disparition des rangées de classeurs (ou leur relégation dans une archive centrale) allège et accélère le travail individuel et, plus encore, le travail partagé des 115 collaborateurs. Elle dope l’efficacité. »

Pour en savoir plus

Le travail et le partage en ligne présentent de multiples avantages. L’efficacité n’est pas le seul.

Pérennité et sécurité

Archives matérielles conservées et regroupées dans des locaux sécurisés. Mémoires informatiques redondantes et éloignées. Réplication quotidienne.

Reconnaissance

Le progrès n’isole pas l’entreprise car la tendance se généralise. Ainsi les tribunaux acceptent-ils aujourd’hui la présentation de documents scannés.

Protection de l’environnement

La disparition de tonnes inutiles de papiers s’inscrit dans un effort constant de la régie. Elle entend minimiser ses empreintes écologiques, tant dans l’administration centrale que la gestion de chaque immeuble.

Quelques chiffres:

20'000 dossiers. Chaque année, 80'000 factures, 60'000 avenants et des dizaines de milliers de lettres. Tout ce qui pouvait basculer vers l’informatique a disparu des bureaux. De même, l’ancien réflexe « photocopies ».